Az előző cikkben írtunk arról, hogy miért fontos a vállalkozásnak, hogy pontosan tudja, milyen szellemi vagyona van, hogyan, és mi jön létre. Most a könyvelést vesszük elő, mi legyen ezekkel a vagyontárgyakkal, és mire érdemes odafigyelnie a könyvelésnek.

Szellemi termék bekerülési költsége, avagy mennyibe került?

A termék bekerülési (előállítási) értékének részét képezik azok a költségek, amelyek

• a termék előállítása, üzembe helyezése, bővítése, rendeltetésének megváltoztatása, átalakítása, eredeti állagának helyreállítása során közvetlenül felmerültek,
• az előállítással bizonyíthatóan szoros kapcsolatban voltak, továbbá
• a termékre megfelelő mutatók, jellemzők segítségével elszámolhatók.

A közvetlenül felmerült költségek két nagy csoportra oszthatóak:

• saját költségek, amelyek már elszámolásra kerültek,
• külső féltől igénybe vett szolgáltatások és beszerzések.

A közvetlenül felmerült költségek lehetnek:

• fejlesztéshez felhasznált anyagok, például használati minta vagy formatervezési minta megalkotásához felhasznált anyagok,
• fejlesztésben résztvevő munkatársak bére és járulékai,
• külső szakértők megbízási díjai és járulékai,
• hatósági díjak, engedélyek költségei, például egy robbanás biztos lámpa bevizsgálás költségei, kísérleti üzem használatba vételéhez szükséges engedélyek költségei,
• minőség-ellenőrzés, tanúsítványok, tesztelések költségei. Ezek bonyolultabb rendszerek esetében jelentős idő és költségekkel járhatnak, mint az EKAER kifejlesztése,
• saját előállítású félkész és késztermékek közvetlen önköltségen,
• a fejlesztéshez felhasznált eszközök bérleti díja,
• a fejlesztés során igénybe vett tárgyi eszközök működési költsége, rezsije,
• tárgyi eszköz beszerzés, mint egy speciális mérőműszer vagy a fejlesztéshez felhasznált szerver,
• a fejlesztéshez igénybe vett külső alvállalkozók díjai.

Minden költségfajtára érvényes, hogy ha felmerülésük nem csak az adott fejlesztéshez volt szükséges, akkor valamilyen mutató segítségével kell felosztani őket azon fejlesztések között, amelyekhez használatba kerültek. Nyilvánvaló ez az arányosítás a bér kapcsán, vagyis a munkaórák arányában a bérköltség közvetlen költségnek számít. De kevésbé általános, hogy egy szoftver fejlesztéséhez költségként az áram díját is figyelembe vegye a könyvelés, amit lehet például a munkaórák arányában számítani.

Tehát minden szellemi terméket bekerülési költségen kell aktiválni a neki megfelelő szellemi termék soron. A létrejött szellemi terméket – amely keletkezik - saját előállítású eszközként kell elszámolni. 

Aktivált saját teljesítmény elszámolása

Saját előállítású eszközök aktivált értékeként kell kimutatni (tehát az éves teljesítményt növeli) a saját vállalkozásban végzett és az eszközök között állományba vett saját teljesítmények (szellemi termékek) valamint ezen eszközök értékét növelő munkákat.

A fogalomból következően a létrehozás folyamatának indulásakor – az első költség felmerülésének pillanatában – a projektet el kell látni egy azonosítóval, amelyre a felmerült költségeket csoportosítani lehet (munkaszám, projekt szám). A későbbiekben minden fejlesztési költséget ehhez az egyedi azonosítóhoz kell rendelni. Ez egyben azt is jelenti, hogy a könyvelés más az induláskor tudni fog a munkáról, így nem történhet meg az, hogy létrejön valami, amiről a könyvelő nem is tudott.

Azon költségeket, amelyek több másik projekt költségei között is megjelennek, valamilyen fizikai mérőszám alapján kell felosztani. Működési költségek esetében lehet a használt irodaterület aránya alapján bérleti díjat, vagy energiaköltséget elszámolni. Arra is mód van, hogy a használt gépek gyártói adatai és időnyilvántartást felhasználva kerüljön dokumentálásra az energiafogyasztás a projektben.

A fejlesztés befejezését dokumentálni kell, mely időpont után elvileg már nem számol el rá költséget a cég. Ez azonban szinte sosem végleges, mivel a későbbiekben gyakran további fejlesztésre van még szükség. Ezért az ez utáni időpontban felmerült költségek esetében vizsgálni kell, hogy közvetlen költségnek tekinthető-e.

A szellemi termékek létrehozása az egyéb termékekhez képest speciális, mert nincs éles határvonal a fejlesztések végére vonatkozóan. Ha a projekt elérte a célt a fejlesztés befejeződött, de arról, hogy ez mikor jött el, a vállalkozás határoz. A lényeges adatokat jegyzőkönyvben kell rögzíteni, melyek már közvetlenül a könyvelés számára lényegesek:

• A fejlesztés eredménye;
• Várható használati idő;
• Maradvány érték. 

Szellemi termékek esetében különösen jelentős az avulás kérdése. Újabb fejlesztési eredmények a korábbiakat felhasználhatatlanná tehetik. Maradványérték ritkán kerül elszámolásra a gyors avulás miatt.

A fejlesztés befejezése után három lehetséges folytatás merül fel:

• Befejeződött a fejlesztés, további költségek nem merülnek fel. Az értékcsökkenés elszámolása után nincs külön teendő, csak azt kell figyelemmel kísérni, használatban van-e az eszköz. Ha elavult és már nem használható, akkor terven felüli értékcsökkenést kell elszámolni (ha még nem nulla a nettó értéke).   
• Üzembe helyezés után derülnek ki problémák, amelyeket javítani kell. Az ilyen címen felmerült költségek minden esetben az adott év aktuális költségei, mert a fejlesztés során korábban elkövetett hibákat javítják. 
• Használat közben felmerültek további elkészítendő funkciók. Ebben az esetben a korábban elkészített termék továbbfejlesztése történik. A továbbfejlesztés mértékétől függően vagy a korábbi szellemi termékre kell aktiválni, vagy új szellemi termékként kell kezelni. Ilyen esetekben célszerű verzió számmal, vagy valamilyen más módon megkülönböztetni a különböző funkciójú termékeket. 
• A hiba javítás és a továbbfejlesztés elkülönítése azért nehéz, mert gyakran ugyanazok a munkatársak végzik időben keverve mindkét tevékenységet. Az elkülönítés csak egy korrekt és pontos tevékenység nyilvántartással oldható meg, amelyből kiderül, hogy mennyi időt fordítottak a javításra és a fejlesztésre.

Szellemi termékek értékcsökkenése

Szellemi termékek esetében a várható használati időre kell az értékcsökkenést elosztani.

A termékek közül vannak olyanok, amelyek használati ideje a rá vonatkozó védelem miatt egyértelműen meghatározható:

• Szabadalom - 20 év;
• Használati minta - 10 év;
• Formatervezési minta - 5 év, de legfeljebb 25 év;
• Növényfajta oltalom 25 év, szőlő és fák esetében 30 év.

Ezeknél a termékeknél a használati időnek lehet venni azt az időt amely alatt a védelem fennáll egészen addig, amíg azt fenn tartják (évről-évre az oltalmi díj fizetve van). A védelem lejárta azt is jelenti, hogy utána a korábban védett szellemi termék szabadon felhasználható azaz maradványértékről ezeknél a termékeknél nem beszélhetünk, mert a piacon már nem értékesíthetőek.

Vannak olyan termékek, amelyek védelme korlátlanul megújítható vagy eleve korlátlan ideig védettek, ezért nehéz meghatározni a várható használati időt. Ilyen a védjegyoltalom (10 év, de korlátlanul megújítható), és a földrajzi árujelző korlátlan idejű oltalma. Ezekben az esetekben az oltalom és maga a termék szétválik, mindkettőnek saját avulási ideje lesz, mert ezek akár több vagy újabb termékeket is azonosíthatnak. Műszaki termékek avulása esetében a védjegy használhatósága, ezáltal értéke is elavul (IPod Shuttle, VHS video kazetta). Vannak olyan védjegyek, amelyek már évtizedek óta használatban vannak, értékük hosszú ideje nagyon magas. Gyakran az élelmiszeriparban vannak jelen ennyire sikeres védjegyek, mint a Coca-Cola, Zwack Unicum, Milka.  

Mivel a szerzői jogok esetében a védelem 70 év a szerző halála után, a létrejött szellemi termék ettől független avulási idejű lesz. Itt a leglényegesebb szempont a tényleges használhatóság. Egy szoftver 2-3 éven belül elavulhat, ezért ezeknél a termékeknél egyedileg kell meghatározni a használhatósági időt. Egy zenemű vagy regény esetében nem beszélhetünk avulásról, egy épület terve azonban használhatatlanná válhat, ha az adott terület, amelyre egyedileg készült, már nem beépíthető.

Know-how (védett ismeret) és üzleti titok esetében nincs előre megszabott védelmi idő. Az értékcsökkenést azokra az évekre kell felosztani, amelyek alatt használatban lesz a védettnek nyilvánított ismeret. Az ismeret jellege határozza meg, lesz-e maradványérték a használati idő végén. Pl. a Coca-Cola összetétele mai napig nem nyilvános, így üzleti titoknak minősül és jelentős értékkel bír.

Ha a korábban megállapított használati idő a termék avulása miatt már nem reális, terven felüli értékcsökkenéssel kell a nettó értéket a piaci értéknek megfelelő értékre hozni.

Minden egyes létrehozott szellemi termék esetében fontos tehát az, hogy a használatra terve, akár üzleti terve legyen a vállalkozásnak, ez segít abban, hogy a használati időt megállapítsa. Az idő múlásával pedig ezt folyamatosan felül kell vizsgálni, és nagy értékű változás esetén a használati időt is módosítani érdemes (Pl.: megváltozott a piac, emiatt a használati idő több évvel lerövidült, vagy egy kiegészítő termék megjelenése okán sok évvel hosszabb lett az eredetileg tervezetthez képest).

Értékhelyesbítés elszámolása

Ha az előállított szellemi termék piaci értéke lényegesen magasabb, mint a könyv szerinti értékük, akkor értékhelyesbítés elszámolásával a különbözet kimutatható. Az értékhelyesbítéssel együtt mozog az értékelési tartalék értéke. Amennyiben egyszer már értékhelyesbítés lett az eszközre elszámolva, a továbbiakban minden év végén felül kell vizsgálni a piaci értéket, és kiigazítani az értékhelyesbítést. Erre olyan esetben van igény egy vállalkozásban, amikor a szellemi termék képezi a cég vagyonának alapját, tevékenysége arra épül, a vállalkozás értékének pontos kimutatása, a kifelé mutatott kép fontos a tulajdonosok számára.  

Szellemi termékek értékesítéssel történő hasznosítása

A szerzői jogi és iparjogi védelem alapján a szerzőnek kizárólagos joga van a mű egészének vagy valamely azonosítható részének anyagi formában és nem anyagi formában történő bármilyen felhasználására és minden egyes felhasználás engedélyezésére. A szerző joga eldönteni, hogy kinek és milyen módon, milyen feltételekkel engedélyezi műve használatát.

Szellemi termékek esetében az átadható jogok köre az egy felhasználásra szóló engedélytől a teljes vagyoni jog átadásáig terjed, amely magában foglalja a mű átdolgozását, többszörözését, tovább értékesítését, nyilvánosságra hozatalát. Szerzői joggal terhelt szellemi termék felhasználási jogát csak felhasználási szerződéssel lehet átadni, az átvevő ezért pedig ellenértéket fizet. A vagyoni jogok átadása is felhasználási szerződés keretében történik.  

Meg kell különböztetni azokat az eseteket, amikor egy szerzői joggal terhelt szellemi termék létrehozása munkaviszonyban munkaköri kötelességként történik. Ekkor a szerzői jog az alkotó magánszemélyé, de a vagyoni jogokkal a munkáltató rendelkezik. 

A jogok átruházása esetében az elszámolás (könyvelés) módja attól függ, hogy az eladónak milyen további lehetősége van az eszköz kapcsán:

• Csak felhasználási jog kerül átadásra, a vevő az eszköz egy felhasználási jogát (licence) kapja meg. Az ellenérték árbevétel, vele szemben külön költség nem merül fel. A felhasználási jogot tetszőleges példányban lehet értékesíteni (ilyen konstrukció a könyvelési szoftverek, vagy egy Excel táblázatkezelő megvásárlása). A használaton kívül általában más jogot nem tartalmaz, át nem dolgozható, tovább nem értékesíthető, stb.
• A szellemi termék teljes vagyoni joga kerül értékesítésre, mely során a szellemi termék kikerül a nyilvántartásokból, a továbbiakban az eladó nem jogosult használni, értékesíteni, stb. Az ellenérték árbevétel, amellyel szemben költségként jelenik meg a szellemi termék nyilvántartási értéke az eladás pillanatában. Kivezetés után további költség nem merül fel.

Nagyon különböző a két eset számviteli elszámolása, ezért a felhasználási szerződésekben minden esetben ki kell emelni, milyen jog került értékesítésre. A két leírt eset között köztes megállapodási módok is vannak, így az ügylet számviteli elszámolásához a szerződés elemzése szükséges. Célszerű számlázás során is külön kezelni az eltérő terjedelmű jogok átadását (egyedi megnevezést használni).

A tárgyi eszközök előállítási vagy beszerzési költsége és a piaci értéke közt általában kicsi a különbség, szemben a szellemi termékekkel. Fejlesztések eredményeként létrejött eszköznél gyakori, hogy a piaci érték sokkal kisebb vagy sokkal nagyobb az előállítás költségénél. Ezért előfordulhat, hogy szükségessé válik ezen eszközök piaci értékének meghatározása, ehhez gazdasági és számviteli okok is vezethetnek.

Badak Zsuzsanna innovációs tanácsadó

Badak Béla okl. könyvvizsgáló

A bejegyzés része egy korábban, a Számviteli Tanácsadó c. szakmai lapban megjelent cikkünknek.