Azok a megvalósuló K+F projektek, melyeket vissza nem térítendő támogatással finanszíroznak, részletesen dokumentáltak, míg a saját erőből végzett fejlesztésekhez gyakran egyáltalán nem készül dokumentáció. Pedig nagyban segíti a megvalósítást, ha már a projekt indulásától kezdve részletesen van rögzítve a folyamat.

A megfelelő dokumentálással akár a projektvezető, akár a vállalkozás vezetése könnyen követheti a projekt végrehajtását. A leírások készítése gyakran feltárja a hiányosságokat is és rákényszeríti a tervezésre a vezetést, ami növeli a projekt eredményességét. A dokumentálás rögzíti a fejlesztési folyamat történéseit, ezáltal utólag reprodukálhatóvá teszi azt. Így nem vész el a tudás, ha káresemény, személycsere történik.

A megfelelően részletes dokumentáció segíti a fejlesztési folyamat eredményeinek könyveléssel kapcsolatos feladatait, és alátámasztja az igénybe vett adókedvezményeket.

Tekintettel arra, hogy a támogatások által követelt dokumentáció az ellenőrző szervezetnek készül, ezen projektek dokumentációját érdemes kiegészíteni azért, hogy az a vállalkozást is segítse.

Dokumentációként minden olyan mód alkalmas, mely utólag visszakereshető, írásos dokumentum, fotó vagy videó, de akár archivált levelezés is lehet, amennyiben az megfelelően strukturált.

1.   A projekt előkészítése és indulása az alapvető információk rögzítését igényli:

A projekt adatlap tartalmazza mindazon adatokat, amelyek a projekt követéséhez szükségesek:

• Projekt vezető kijelölése már az előkészítés során szükséges, mert a ő rendelkezik minden információval a fejlesztés végrehajtásáról, és ő a dokumentálás felelőse is. A projektvezető rendeli a költségeket projektszámhoz.
• KKV-k esetében ritka, hogy megvalósíthatósági tanulmány és projektterv készüljön, de ezek egy nagyobb összegű projekt esetében a fejlesztés kockázatát csökkentik. 
• Szintén ritkán készül „state of the art”, a tudomány/technika jelenlegi állásának felmérése, mely összefoglalja a rendelkezésre álló és elérhető szakmai információkat, amely egyrészt kiindulópontként szolgál, másrészt megelőz felesleges fejlesztési lépéseket, melyekről nyilvános információk állnak rendelkezésre. Nem csak a szakmai weboldalak és szakirodalom, de akár a szabadalmi adatbázisok vizsgálata is része lehet a felmérésnek.
• Projekt indulás dátuma megadja, hogy mely időponttól lehetséges költséget elszámolni a fejlesztésre.

   A. Szakmai információk:

• Fontos a pontos projektcél meghatározása, mert a fejlesztés folyamán ez határozza meg, hogy mikor érte el a csapat a kívánt eredményt. Ez a cél mindig szakmai/műszaki, a gazdasági vonatkozások itt nem játszanak szerepet.
• A K+F projekt típusának meghatározása szakmai kérdés, de a könyvelés módját határozza meg: 
  • Alapkutatás;
  • Alkalmazott kutatás (ipari kutatás);
  • Kísérleti fejlesztés.

   B. Pénzügyi információk:

• Munkaszámmal vagy projektszámmal kell megkülönböztetni a kísérleti fejlesztés projekteket, a költségek megfelelő gyűjtése és könyvelése miatt.
• A befejezés tervezett dátuma csak egy tájékoztató adat, induláskor nehezen lehet előre megbecsülni a fejlesztés befejezésének az idejét a K+F bizonytalansága miatt.
• A projektről rögzíteni kell, hogy megrendelésre végzett vagy saját fejlesztés, ami akár már a projektszámban is jelölhető. Ez a könyvelés módjára lesz hatással.

2.  Fejlesztés közbeni dokumentálás

A fejlesztés közben minden folyamatot dokumentálni kell, olyan részletességgel, amely ahhoz szükséges, hogy utólag, más fejlesztő reprodukálni tudja annak eredményét. Érdemes a folyamat minden fontos lépését rögzíteni, legyen ez sikeres vagy sikertelen pontja, mert legközelebb ezek a hibák megelőzhetőek, és ezzel a K+F bizonytalansága is alátámasztható. Szakmai jegyzet képi kiegészítéssel általában jól strukturált, könnyen visszakövethető összefoglalót eredményez, melyet a projekt intenzitásától függően kéthetente, havonta, kéthavonta érdemes elkészíteni. Konkrét téma nélkül nehéz a részletességről írni, de egy vegyi anyag fejlesztésében hasznos lehet leírni, hogy egy konkrét összetevő miért akkora mennyiséggel lett felhasználva, és tesztelve a vegyületben. Szoftver kapcsán érdekes információ, hogy a csapatmeetingen egy probléma megoldására miért az adott válasz született, milyen egyéb javaslatok merültek még fel. Ezek az információk mind segítik a későbbi munkát, dokumentálják a megszerzett tudást, részei a projekt eredményeként létrejött know-how-nak. 

Pénzügyi vonatkozásokban a dokumentáció a költségek listázását, alátámasztását jelenti, és hasznos, ha köthető egy konkrét műszaki lépéshez (jelölve van), tehát összhangban van azzal. 

Ha fejlesztés közben keletkeznek részeredmények, azokról aktiválási jegyzőkönyvet kell készíteni. (Ez alapján tudja a könyvelés bevinni a könyvekbe a létrejött eredményt.) Az így létrejött eredmények csökkentik a K+F költségeket. Szintén csökkentik azokat a fejlesztés közben keletkezik hasznosítható áruk, így azt is rögzíteni kell. 

3. Projekt befejezése

A fejlesztés akkor tekinthető befejezettnek, ha az induláskor meghatározott cél a fejlesztés eredményeként létrejött. Gyakran előfordul, hogy nem megfelelően történik az eredmény meghatározása, így nem eldönthető, a projekt sikeres lett-e és mikor.

Projektzáró jegyzőkönyv

• Csak a befejezés dátumáig lehet a felmerült költségeket a projekt költségei között szerepeltetni, ezt az időpontot rögzíteni kell.
• A fejlesztés sikerességét meg kell állapítani. Ennek a pontnak csak kísérleti fejlesztés projektek esetében van értelme, mert az alap vagy ipari kutatások esetében szinte soha sem keletkezik hasznosítható eredmény. 
• A fejlesztés eredményként létrejött eszközök beazonosítása: fel kell mérni minden olyan hasznosítható eredményt, amely a fejlesztés folyamán keletkezett, mind mennyiségben, mind értékben.
  • Áruk;
  • Új tárgyi eszközök (prototípus);
  • Új szellemi termékek (know-how, szoftver, stb.).

• A projekt befejezése pénzügyi területen az eredmények értékelését és az üzleti terv alapján a megtérülés számítását foglalja magában. 
• A fejlesztés legutolsó dokumentációs lépése az aktiválási jegyzőkönyvek elkészítése. 

Bár így összeségében ez sok papírmunkának tűnhet, ahhoz, hogy az eredmények vagyontárgyá váljanak a vállalkozásban, a projekt pontos rögzítése szükséges, miközben a körültekintő dokumentálás szakmai problémákat és a könyvelővel való konfliktust is megelőzhet.

Badak Zsuzsanna innovációs tanácsadó

Badak Béla okl.könyvvizsgáló