Nagyon gyakran előfordul, hogy az adott kutatási projekt végrehajtásához nincs elegendő erőforrása a kutatást végző társaságnak, de a korábbi időszakok adóellenőrzéseinek hatására sokan veszélyesnek tartják az alvállalkozói költségek elszámolását. Pedig ebben a kérdésben nem érdemes általánosítani, a megfelelő dokumentálással elkülöníthető, hogy mely költséget lehet biztonsággal elszámolni.
Tehát az erőforrás vagy tudáshiány pótlására igénybe vehet más gazdasági társaságtól vagy kutató- és felsőoktatási intézménytől kutatási szolgáltatást, és megbízhat egyéni fejlesztőket is, akiket bevon a csapatba. Minden külső erőforrás igénybevételének más és más gazdasági és adózási vonatkozása van.
Amennyiben egyéni kutatóról van szó, ha társas vállalkozóként vagy egyéni vállalkozóként állít ki számlát, az az alvállalkozók közé sorolja, de ha magánszemélyként szerződünk vele, azt a bérköltségek közé kell sorolni. Ez utóbbi esetben nem szükséges vizsgálni a hozzáadott érték mértékét, ha a projekthez ez szükséges volt, akkor elszámolható a költsége.
Az erőforrás vagy tudás, melyet a külsős személy ad, minden esetben különböző hozzáadott értékű. Különböző módon kell kezelni a projektben használt fénymásoló javítását és azt, ha alvállalkozóra bízzuk a termékfejlesztés során egy alkatrész újszerű kidolgozását.
Ezért a legfontosabb kérdés mindig az, hogy az alvállalkozó kutatás-fejlesztési tevékenységet végzett-e vagy sem.
Továbbá tisztázni kell azt is, hogy az eredmények vagyoni jogai kinek a tulajdonába kerülnek vagy a két fél ezekből az eredményekből milyen arányban kap jogokat. Fontos emellett a titoktartási szabályok rögzítése a szerződésben. Egy vállalkozás fejlesztési tervei és eredményei stratégiai információk, melyek sokat érhetnek a versenytársaknak. Emiatt az alvállalkozó titoktartása lényeges.
Az alvállalkozói szerződésben egyértelműen rögzíteni kell a fenti kérdésekre adott válaszokat.
A munkafolyamat során dokumentálni kell az egyes munkafázisokat, azok elkészültét, a fejlesztésben résztvevő vállalkozás nevében eljáró személyeket.
Ezen dokumentumokkal egyrészt jól szabályozott és utólag is követhető az információ hozzáférés, másrészt a későbbi adóellenőrzés során alátámasztás is az alvállalkozótól befogadott számla valódiságára.
Külön kategóriába sorolhatóak a felsőoktatási intézmények és állami kutatóhelyek, mint alvállalkozók (és ezek vállalkozásai).
Erről korábban már részletesen írtunk:
Felsőoktatási és állami kutatóhellyel közösen végzett kutatás-fejlesztés
Vannak esetek, hogy a gyakorlattal rendelkező kutató foglalkoztatása olcsóbb, mintha az őt foglalkoztató intézménnyel történne a szerződéskötés, cserébe viszont elvész az adókedvezmény lehetősége, amit a kutatóhellyel vagy felsőoktatási intézménnyel kötött szerződés után lehet kapni.
Hallgatók bevonásának több előnye is van, gyakorlóhelyként működő vállalkozás adóalap-kedvezményt vehet igénybe a fogadott hallgatók után. Emellett egyre gyakoribb, hogy a diákokat így kötik a céghez olyan iparágakban, ahol magas a munkaerőhiány.
Gyakori még, hogy az alacsony hozzáadott értékű feladatokra iskolaszövetkezettől vesznek bérbe munkaerőt.
Ezekben az esetekben is érdemes külön kitérni a titoktartási szabályokra, és a megállapodásban rögzíteni is.
Badak Zsuzsanna innovációs tanácsadó
Badak Béla okl. könyvvizsgáló
