A K+F projektek elsődleges célja, hogy a fejlesztés eredményének hasznosításával a társaság valamilyen gazdasági előnyre tegyen szert. Ez lehet tudás, új termék, stb. Minden olyan téves döntés, amely az elérhető eredményt csökkenti, közvetlen kárt okoz a társaságnak, akkor is, ha ez elmaradt bevétel kapcsán jelenik meg. 

A K+F projektek végrehajtása előtt célszerű a projekt tervezésébe megfelelő energiát és erőforrást fektetni. Az elmaradt lépések jelentősen rontják a projekt végső eredményeit, a jövőbeni bevételszerző tevékenységet, végső soron a társaság sikerességét.

Bár legfontosabbnak minden projektben a végrehajtást tartják, mi a projekt tervezés és lezárás munkáit szeretnénk most kihangsúlyozni.

Minden egyes lépésnél merülhet fel olyan tényező, jöhet olyan információ, mely miatt az ötlet vagy később már fejlesztés megáll, nem folytatódik:

• Az igény felmérésénél kiderülhet, hogy olcsón megvásárolható a probléma megoldása;
• A piackutatás kimutathatja, hogy nem lehet nyereségesen piacra vinni a terméket vagy szolgáltatást;
• A megvalósíthatóság felmérése során olyan erőforrás szükségessége merül fel, melyet nem tud vagy nem akar a társaság megszerezni;
• A pénzügyi tervezés közben egyértelművé válik, hogy a vállalkozás nem képes finanszírozni a projektet, és külső forrást sem tud szerezni ehhez;
• A már megkezdett fejlesztés közben változik meg a piac, így az új pénzügyi tervek szerint már nem megtérülő a projekt, de lehet szakmai/műszaki zsákutca is, lehet sikertelen a fejlesztés;
• A hasznosítás is fulladhat sikertelenségbe, lehet hogy egy versenytárs gyorsabban lép a piacra, vagy egyéb piaci tényező hiúsítja meg azt.

Igény felmerülése

Az igény több irányból is érkezhet, mindre érdemes figyelni:

• Külső igény: Fejlesztési megrendelés jelentkezik, a megrendelő veti fel az ötletet, vagy adja a specifikációt a megrendelésben;
• Belső folyamat eredménye: Megoldandó probléma merült fel a gyártás vagy szolgáltatás során, a termelés hatékonyabbá tétele, költségcsökkentése céljából;
• Belső vagy külső ötlet: Valamelyik dolgozó, alvállalkozó, vagy egyéb partner is hozhat fejlesztési célt, melyből belső igény válik.
  A fejlesztési ötlet sokat ér. Az egyetemek hallgatóinak TDK dolgozatai vagy diploma munkái gyakran forrásai fejlesztési ötleteknek. Van, ahol erre külső társaságok rendszerszerűen készülnek és szakértőket bíznak meg az ötletek értékelésével.

Az a szervezet, amelynek az innovációs kultúrája gyenge, sok hasznos javaslat mellett megy el, mert a vezetőség vagy a dolgozók nem veszik észre a lehetőséget. Máshol, ahol a vállalkozás működésében jelen van az újítás igénye, a dolgozók ötleteit értékelik, ott gyakrabban és jobb ötletek kerülnek a fejlesztési listába.

Bármely módon merül fel a fejlesztés igénye, mindenképpen vizsgálni kell a következőket:

1. Elérhető-e a problémára adott megoldás a piacon? Ha van ilyen, ingyen elérhető, dolgozó felvételével behozható, vagy megvásárolható, nem szükséges fejleszteni. Ez alól kivétel, ha annak ára olyan magas, hogy megéri saját fejlesztésben létrehozni;
   
   
2. Van-e a fejlesztésnek megfelelő újdonságtartalma és bizonytalansága, ami miatt K+F projektnek minősíthető. Ez a finanszírozás miatt lényeges, lehetőséget nyújt K+F pályázatra, adókedvezményekre, és a könyvelésben is lehet a többi fejlesztéstől eltérően kezelni.
   
   
3. Egyedi igényről van szó, vagy más társaságok is küzdenek ezzel a problémával. Előre vetíti, hogy milyen bevételt, vagy költségcsökkentést generál az eredmény, így hatással van arra, hogy mekkora költségig éri meg a fejlesztés.
   
   
4. Megvan-e a szükséges erőforrás a kivitelezésre, vagy be kell vonni másokat. Ha szükséges bevonni másokat, azt milyen formában érdemes: 
   • A probléma megoldásával bíz meg valakit a vállalkozás; 
   • Közösen fejleszt és közösen hasznosít mással; 
   • Külső fejlesztőket bíz meg a munkával, de a projektet maga vezeti (Pl. Nem az egyetemet vonja be, hanem az egyetemen dolgozó kutatót.).
     
     
5. Mi a cél az eredmény hasznosításában?
   A K+F-el nincs vége a munkának, ahhoz hogy a piacon bevételt termeljen az eredmény, még sok innovatív tevékenység szükséges (termék formatervezése, szoftver , csomagolás gyártatása...). Ez a munka azonban a hasznosítás módjának függvénye.
   Az is előfordulhat, hogy a tervezett mód nem működik, és ez a piacra vitel közben derül ki (pl.: nincs vevő a vagyoni jogokra, bevételt csak licenceléssel lehet elérni).
   A tervezett hasznosítási mód az eredmény könyvelésére (aktiválás) is hatással lesz:
   
   • Megrendelői igény esetén ez a kérdés általában nem merül fel, mivel a legtöbbször minden eredmény a megbízóé; 
   • Maga hasznosítja az eredményt; 
     • Hasznosítási díjat szed, és felhasználási jogot ad (licencelés); 
     • Minden vagyoni jogot elad.
       
       
6. A fejlesztési eredmény nyilvánosságának kérdése:
   Egyes eredmények nyilvánosságra hozatalával a vállalkozás nem kerül hátrányba, társadalmi felelősségvállalás vagy más okokból közzé teszi az eredményeit. Sok iparágban azonban az előny a versenytársakhoz képes olyan értékes, hogy azt minden rendelkezésre álló eszközzel érdemes védeni.
   
   • Bárki számára hozzáférhető a tudás; 
   • Tudományos cikk lesz belőle; 
   • Üzleti titokként kezeli a jövőben.
     
     
7. Hogyan védem a fejlesztési eredményt?
   Minden típus esetében más eszközök állnak rendelkezésre, a találmányt szabadalmi bejelentéssel lehet védeni, egy tanulmányt automatikusan véd a szerzői jog. Ebben a kérdésben gyakran az ár a kritikus kérdés, az iparjogvédelem nagyon magas díjai miatt.
   
   • Iparjogvédelem alá kerül, mint például egy szabadalom, vagy használati minta;
   • Szoftvert vagy tanulmányt a szerzői jogi törvény véd;
   • Üzleti titok, védett ismeret (know-how) lesz belőle.

Már az ötletek értékelése során sok olyan kérdést kell tisztázni, melyek a későbbiekben hatással vannak a fejlesztésre és hasznosításra. Ezek egy része a projekt előkészítés során részletesebben ki lesz dolgozva, pontosítani kell a "state of the art"-ot, vagy a kivitelezés részleteit. Látható, hogy a fejlesztés megkezdése előtt sok döntést kell hozni, amelyek befolyásolják a végrehajtást.