A számviteli törvény a kutatás-fejlesztési költségek felmerüléskor történő elszámolását írja elő. Ennek egyik típusa, a kísérleti fejlesztés esetében azonban lehetőségként megengedi a költségek aktiválását az immateriális javak között a kísérleti fejlesztés aktivált értéke soron.
A döntésnek hosszútávú hatása lesz a pénzügyi mutatókra.
Egy beruházás esetén a költség és az aktiválás kori piaci érték nyilvánvalóan megegyezik. A K+F esetében ez eltérő, annak bizonytalansága miatt, ezért annak könyvelési módja is eltér.
A kutatás-fejlesztési tevékenység nem lineáris lefolyású, egyértelmű folyamat. Jelentős bizonytalansági tényezőt tartalmaz, a folyamat során lehetnek zsákutcák, hibás fejlesztési irányok. Ezek összességében azt eredményezik, hogy a fejlesztésre fordított költségek (a kitérők miatt) jelentősen meghaladhatják a fejlesztés eredményeképpen létrejött prototípus piaci árát. Az aktiválás vagy az azonnali költségelszámolás más és más jellegű projektek esetében lehet előnyös.
Az azonnali költségelszámolás olyan projektek esetén jó választás, amely éven belül lezajlik, tehát nem vágja azt ketté az üzleti év vége, és emellett még a ráfordított fejlesztési költségek sem haladják meg jelentősen a létrejövő prototípus piaci árát. Emellett olyan esetekben is megfelelő döntés, amikor a projekt sikertelenül zárul, nem jön létre eredmény.
Ekkor a könyvekben a költségek (-) és az eredmény létrejötte (+) ugyanarra az évre esnek, kompenzálják egymást így a fejlesztés nem okoz nagy eltérést a korábbi vagy későbbi évben mutatott teljesítményhez képest. Tehát a fejlesztési költségek elszámolása miatt bekövetkező eredmény romlást ellensúlyozza a létrejött prototípus piaci értéken történő aktiválása aktivált saját teljesítményként.
Ilyen projektek jellemzően a gyártásban a gyártástechnológia, módszertan fejlesztése, mely gyakran kisebb módosítást jelent, rövidebb idejű, és az eredmény valamilyen előnyös hatással jár a gyártásra (költségcsökkenés, vagy olyan termék gyárthatósága, amely korábban nem volt lehetséges). Egy ilyen projekt eredményét önálló szellemi termékként aktiválva a fennmaradó költségek az év költségei közt fognak szerepelni.
Pl: A megrendelő kérésére olyan termék gyártását kell rövid időn belül elkezdeni, amelyet a gyártósoron nem lehetséges. Elemzés után a megoldásra több ötletet is felvázol a projektcsapat. Végül több javaslat kombinációja vezet eredményre. Ehhez azonban 3 hónap szükséges, és a gyártósor szerelése és a tesztelés költségei jelentősek. Összesen 15 millió forint költség mellett a létrejövő eredményre 11 millió forint értéket határoznak meg. A fennmaradó 4 millió forint fog az eredménykimutatás költségsorain szerepelni az aktuális évben. Ilyen típusú projekt esetében a valóságban a költségek, főleg KKV-k ügyvitelében, nincsenek külön jelölve, tehát a cég nem különíti azokat el a nyilvántartásaiban, mivel azokat a szokásos tevékenység részének tekinti. Ilyenkor gyakran az eredmény sem kerül be a könyvekbe, illetve annak vizsgálata is elmarad, hogy a projekt K+F fogalmának megfele-e, alkalmas-e az adókedvezmények igénybevételére.
Egy nagyobb projekt esetében ez az elszámolási mód sokkal látványosabb hullámzást is okozhat. A diagrammon egy 2,5 éves projekt hatása látszik.
A hullámzás bizonyos esetekben gondot jelenthet, banki hitel vagy pályázat esetén a bíráló a pénzügyi mutatókat is vizsgálja, melyek a projekt első és második évében a többi évhez képest rosszabbak.
Szélsőséges esetben az is előfordulhat, hogy a magas projekt költségek negatív üzleti évet eredményeznek:
Amennyiben azonban a projekt hatása nem okoz problémát, és a vállalkozás az adókedvezményeket sem tervezi igénybe venni, a projekt külön nyilvántartása nem szükséges. Ez a könyvelési munkában sok energiamegtakarítást eredményezhet.
Szintén két tényező függvénye az is, hogy előnyös-e a költségek aktiválása. Olyankor, amikor több üzleti éven keresztül zajlik a projekt, mely költségei sokkal magasabbak, mint az eredmény piaci értéke, érdemes az aktiválás mellett dönteni. Ekkor azonban mindenképp szükséges a projektköltségeket valamilyen módon nyilván tartani, ami adminisztrációs teherrel jár.
Éven túli fejlesztés estében a projekt egy adóévre eső költségrésze azonnali költségelszámolással az adott pénzügyi év eredményét rontja. Ez az eredményromlás a projekt végéig minden évben előáll, hatása az adott évi költségek mértékétől függ. Az utolsó évben a prototípus piaci értékének aktiválásakor a hatás megfordul, és magas eredménynövekedést okoz. Így több éves távlatban a beszámoló adatai hullámzást mutatnak.
Ezzel szemben az aktiválás a piaci értéktől függően eredmény növelő tétel lesz.
A kísérleti fejlesztés költségeinek aktiválási lehetősége módot ad arra, hogy a jelentős többlet költséget – a prototípus piaci ára és a ráfordított költségek különbsége - ne rövid idő alatt kelljen elszámolni, hanem az értékcsökkenés alkalmazásával több évre elosztva jelenjen meg.
Aktiválás miatt azonban lekötött tartalékot kell képezni annak értékével megegyezően, mely osztalék fizetési korlát lesz.
A sikertelen, de aktivált projektet a végén terven felüli értékcsökkenéssel kell elszámolni, mely az adott időpontban kiugró költséget jelent.
Badak Zsuzsanna innovációs tanácsadó
Badak Béla okl.könyvvizsgáló
